表格不规范，同事两行泪！教你快速制作规范化表格的方法

正所谓：工欲善其事,必先利其器！在职场办公中，excel就是我们的利器。

如果你的excel技能不熟练，那么就只能慢慢的低效率工作，导致心情烦躁、延迟下班、脸上长痘……

现在，我们就来通过一个案例，学习几个简单实用的excel基础功能。

图中案例表格，是目前工作中所得到的原始信息。实际上，这个原始信息多半是word格式、或者是PDF、PPT、图片等其他格式，将它复制到excel里面稍微整理下，才能得到目前这个案例表格。

通过这个表格，需要作出一个自动根据物品重量，生成最终价格的效果。这篇文章，我们讲第一步：如何把这个原始信息转换为规范的数据表格。

因为要生成价格，就得对目的地进行查询比对，需要有一个目的地和价格一一对应的表格，而不是图中这样全部合并在一起的。

第一步：做好表头

新建一个表2，手动制作表头。

如图所示，要注意不要在单元格里录入单位。如果需要在单元格里显示单位，可以通过修改单元格格式的方法，这里我直接显示数字。

还有，重量和价格要分开，因为计算的时候需要用这两部分分别进行计算。做数据表格的时候，要将每一项数据都单独分开，不要混合在一起。

第二步：用分列

B2单元格里的目的地有很多，但都比较规律的用空格隔开，可以用分列功能进行拆分。

选中B2单元格，点击“菜单栏-数据-分列”，进入分列界面。

第一步勾选默认的“分隔符号”，然后在第二步里选择“其他”，并输入一个空格“ ”，下面就能预览到分列后的效果了。

第三步要选择一个存放区域，否则会在当前位置覆盖掉。随便选个空白处存放数据。

第三步：用转置

这样，B2单元格几十个省份就分拆为了几十个单元格。

然后再复制这些单元格，到表2里面。

在表2的B2单元格点击“右键-选择性粘贴”。

勾选“转置”。

刚才表1复制的内容是一行，经过转置粘贴后，就会变为一列。

然后在A列复制区域内容，下拉填充。

对于剩下的二级区域、三级区域使用同样的操作，就能完成表2的A列和B列内容了。

第四步：用vlookup函数

已有A列的区域内容，通过vlookup函数就能查询到对应的首重价格。

表2里面C2单元格的公式为：

=VLOOKUP(A2,Sheet1!$A$2:$E$4,3,0)

公式代表着在表1的A列里查找表2的区域，然后返回第3行（也就是首重价格那一列）的内容，0表示精准查询。

需要注意：表1的A2:E4区域是固定的，为避免下拉公式出错，所以需要加上绝对引用。

首重和续重都是1KG，直接填写1就可以。

为了等下方便自动填充，在D2和F2单元格写公式

=1

对于续重价格的E2单元格，由于表1里面没有直接的数据（表1是6元/KG的数据，不能直接得到数字6），因此改用if函数来做判断。

E2单元格公式为

=IF(A2=Sheet1!$A$2,6,IF(A2=Sheet1!$A$3,12,15))

Sheet1!$A$2是“一级区域”，Sheet1!$A$3是“二级区域”，因此公式代表着对A2单元格进行判断，如果是一级区域，就返回6，否则话继续判断，如果是二级区域，就返回12，否则的话（只剩下三级区域了），就返回15。

注意：Sheet1!A2、Sheet1!A3要加绝对引用。

然后选中C2:F2整行，双击右下角的十字星位置，自动填充所有行。

最终，规范化的数据表格整理完成。

有了这个数据表格，就可以通过写函数公式来自动计算物品对应的快递价格了